会社を経営していく上では、さまざまな紙媒体の文書は必要不可欠となります。会社で必要となる文書ですが、書類ごとに保存期間が法律で決まっているという事実をご存知でしょうか？ここでは、企業で扱われる文書について保管期限別に紹介していきます。

永久に保存する必要がある文書

以下の文書は処分せずに永久保存しておいたほうがよいと考えられる文書です。永久に保存の必要がある文書の例は以下の通りです。

・定款

・株主名簿・新株予約権原簿・社債原簿・端株原簿・株券喪失登録簿

・登記・訴訟に関する文書　など

10年間保管が必要となる文書

総務や経理などで取り扱われる文書では、会社法により保管期限が決まっています。具体的には以下のものがあります。

・株主総会議事録

・満期もしくは解約となった契約書

・製品の製造・加工・出荷・販売の記録　など

7年間保管が必要となる文書

経理関連の書類では、帳簿や決算で作られた書類などが該当します。

具体的には、以下の文書が該当します。

・取引に関連する帳簿

・仕訳帳など決算に関連して作成された書類

・取引証憑書類　など

5年間保管が必要となる文書

以下の総務や人事、経理で扱われる文書では、5年間保管が必要な文書があります。具体的には以下の文書が該当します。

・事業報告

・従業員の身元保証書・誓約書など

・監査報告　など

3年間保管が必要となる文書

総務・人事で扱われる文書では、保管期限が金融商品取引法・労働基準法などで定められています。労務関係の書類の多くは、3年間の保管期間が設定されています。一例について紹介します。

・労働者名簿

・雇入れ・解雇・退職に関する書類

・災害補償に関する書類　など

1~2年程度保管が必要となる文書

金融商品取引法などの法律では、総務・人事などで扱われる書類の保管期間が1～2年程度と定められています。具体的には、次のような書類が該当します。

・雇用保険関係の書類

・健康保険・厚生年金保険関係の書類

・住所姓名の変更届

・出勤簿・休暇届・欠勤願・休暇使用記録表　など

保管期間が明確に決まっていない文書の取り扱い

保管期間が明確に決まっていない文書はどのように取り扱えばよいでしょうか？一般的には、会社で独自に管理するケースが多いです。

期間が決まっていないからといって無闇に処分してしまうと、後々後悔することになります。保管期間については、社内でマニュアルなどを作っておくのがおすすめです。

また、文書の作成を行うタイミングで、明確にいつまで保管すればよいのか判断に困ることもあります。その場合は、短期で管理するのか、中・長期で管理するのかあらかた決めてから保管しましょう。

あらかた分類できたら、適切なタイミングで処分をするのか、継続して保管するのかを決めましょう。分類が上手に出来ていなければ、必要のない文書が溜まったり、本来必要な文書を処分してしまったりする恐れがあります。

ざっくりと分類しておくことで、必要なものだけを手元に残すことができます。

まとめ

ここまで文書の保管期限別に、保管が必要な書類などに解説をしました。法律で保管期限に定めのある文書は思ったより沢山あるのをご理解いただけたでしょうか？これらの書類は人事や総務などの部署で抜け漏れなく適切に保管・処理が必要になることを理解しておきましょう。書類の数が多く適切な管理が難しい場合には、文書保管サービスを活用することも視野に入れておきましょう。

また保管期間に定めがない書類でも、放置してしまうとどんどん溜まっていき、必要なときに必要な書類が探しにくくなってしまいます。あらかた保管期間を決めておき、不要な書類は定期的に処分するようにしましょう。