IT化によって、ITをツールとして使うと、業務を効率化することができる、ということが、広く知れ渡るようになりました。ペーパーレス化もIT化の一種であり、印刷費、書類管理費を削減することができ、さらには、簡単に検索できるようになったり、障害や災害が起きたときにも安心・安全の保存を行うことができる、というメリットがあります。しかし、だからといって、社内にある大量の書類をすべて電子化する、というのは、なかなか難しいことです。では、どのように行えば良いのでしょうか。
まず、コピー機を使い、地道に一枚ずつスキャンし、電子化する、という方法です。地道ですが確実であり、いつかはすべてを電子化できることでしょう。また、専用のコピー機を使えば、一気にスキャンすることも可能であり、素早くペーパーレス化を進めることができます。
他に、セルフスキャンサービスを利用する、ということです。社内のスキャナーを利用することが難しい場合、他の場所にあるスキャナーをレンタルして、スキャンする、というサービスであり、便利に使用することができます。反面、お店まで書類を運ばなければいけないため、情報漏洩などのリスクがあります。
他に、カメラで撮影する、などの方法があります。いずれにせよ、メリットとデメリットが存在するため、ぜひ、場合に合った方法を選び、ペーパーレス化を進めましょう。
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