契約書は、仕事において管理が難しいものの一つです。とても大切なもので、仕事に欠かせないものではありますが、数が増えていくと、管理が面倒になり、おろそかになり、どこにどの契約書があるか分からなくなってしまう、というようなことも起こりえます。そのようなことになると後でより面倒になるため、予め、ルールにしたがって契約書をファイリングすることが重要です。では、どのようにすれば良いのでしょうか。
まず、オーソドックスな方法としては、名前順でファイリングする、という方法です。あいうえおやアルファベット順に企業やサービス名を並べることで、あとで簡単に検索することができます。とても便利です。
他に、テーマごとにファイリングする、という方法があります。契約のテーマ別に分類することで、あとで分かりやすくなる、ということにつながります。
他に、数字ごとにファイリングする、という方法があります。年度別に分類することで、後で見返しやすくなる、というメリットがあります。
契約書をファイリングする際に、考えるべきポイントがいくつかあります。まず、契約期限が切れた契約書を捨てる、ということです。これは、エクセルなどのデータシートを活用して、契約期限を管理することで、期限が切れたときにすぐに捨てることができます。
他には、個人が管理している契約書がいくつかあり、それがどこにあるかわからない、という場合です。そのようなことがないように、個人が保管している契約書も、しっかりと保管場所を決めておくようにしましょう。
ぜひうまく管理しましょう。
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