文書管理とは、法律上、または、企業活動に必要な文書をしっかりと管理し、必要なときにいつでも閲覧できるように整えておき、また、不必要になったときは、廃棄する、というプロセスのことです。適切な文書管理を行わなければ、法律的にも企業活動的にも、デメリットになることは間違いありません。では、どのように管理すれば良いのでしょうか。
そもそも、文書管理のメリットは、どのようなものがあるのでしょうか。まず、業務を効率化することができる、という点です。整理しておくことで、素早く閲覧できます。また、うまく管理しておけば、いい加減に管理するよりも、コスト削減につながることでしょう。それから、顧客へのサービス向上にもつながります。
文書管理に関しては、その文書を保管しなければいけない期間をしっかりと見て、それから、紙か、もしくは電子データとして保存するようにしましょう。
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